Algemeen
Compact Werkt is verantwoordelijk voor de privacy en bescherming van persoonsgegevens zoals beschreven in dit privacy reglement.
Contactgegevens
Compact Werkt
Castorweg 9-19
8938 BE te Leeuwarden
info@compact-groep.nl
Begrippenlijst
- UWV: Uitvoeringsinstituut Werknemersverzekering
- Persoonsgegevens: een gegeven dat herleidbaar is tot een individuele natuurlijke persoon
- Persoonsregistratie: een samenhangende verzameling van op verschillende personen betrekking hebbende persoonsgegevens, die langs (geautomatiseerde) weg wordt gevoerd of met het ook op een doeltreffende raadpleging van die gegevens systematisch is aangelegd.
- Verwerking van persoonsgegevens: alle handelingen die een organisatie kan uitvoeren met persoonsgegevens van verzamelen tot en met vernietigen.
- Houder: degene die zeggenschap heeft over de persoonsregistratie
- Beheerder: degene aan wie door de houder de dagelijkse zorg voor de persoonsregistratie is opgedragen
- Cliënt: degene aan wie zorg wordt verleend. (de werknemer)
- Klant: degene die de opdracht verleent aan Compact Werkt. (de werkgever)
- Ontvanger: degene aan wie persoonsgegevens worden verstrekt.
- Betrokkene: Degene op wie de persoonsgegevens betrekking hebben
- Toestemming van de betrokkene: een duidelijke actieve handeling, bijvoorbeeld een schriftelijke verklaring, ook met elektronische middelen, of een mondelinge verklaring, waaruit blijkt dat de betrokkene vrijelijk, specifiek, geïnformeerd of ondubbelzinnig met de verwerking van zijn persoonsgegevens instemt.
Houder en beheerder
De houder en beheerder van de Compact Werkt persoonsregistratie is de directie van Compact Werkt BV.
Verantwoordelijkheden
De houder is verantwoordelijk voor het bepalen van het doel, de inhoud en het gebruik van de persoonsregistratie en voor de naleving van de bepalingen van dit reglement. De houder en de beheerder dienen de medewerkers en de ingehuurde derden besef bij te brengen van de verantwoordelijkheden bij het omgaan met persoonsgegevens.
Wanneer de beheerder een bewerker inschakelt bij het voeren van administratie, dan wordt bij de (schriftelijke) opdrachtverstrekking- of bevestiging gewezen op de verplichtingen van de beheerder volgens dit reglement. De bewerker waarborgt door middel van een schriftelijke overeenkomst dan wel in een schriftelijke opdrachtaanvaarding dat eenzelfde bescherming van de persoonlijke levenssfeer geldt, als die welke met dit reglement wordt beoogd.
Persoonsregistratie
In de persoonsregistratie worden de gegevens met bijhorende administratieve stukken en correspondentie opgenomen, die noodzakelijk zijn voor de aan de Compact Werkt ter uitvoering opgedragen werkzaamheden, alsmede voor het voeren van beleid en beheer.
Waarom verwerken wij persoonsgegevens?
In het kader van de re-integratiebegeleiding verwerken wij persoonsgegevens van de werknemers van onze klanten. De gegevens die wij daarbij gebruiken zijn vertrouwelijk van aard. U kunt er uiteraard op vertrouwen dat wij deze gegevens optimaal beschermen.
Met welk doel en grondslag verwerken wij de persoonsgegevens?
Compact Werkt verwerkt uw persoonsgegevens alleen als u daar toestemming voor heeft gegeven of als dit nodig is voor de uitvoering van een overeenkomst. Ook verwerken wij gegevens als dat nodig is vanwege een wettelijke verplichting, zoals het doen van belastingaangifte. Tot slot kan Compact Werkt gegevens verwerken indien dit noodzakelijk is voor een gerechtvaardigd belang. Wij zullen daarbij een zorgvuldige belangenafweging hanteren.
Verder verwerkt Compact Werkt uw persoonsgegevens alleen voor de volgende doelen:
- Ter identificatie van en communicatie met de werknemer en werkgever– Voor het opstellen van rapportages en adviezen aan werknemer en werkgever
- Voor het voldoen aan een wettelijke verplichting
Gegevensverwerking
Wij verwerken de volgende persoonsgegevens:
Ten aanzien van de werknemer:
- Voor- en achternaam
- Adresgegevens
- Naam bedrijf– Geslacht
- Geboortedatum
- Datum in dienst
- Telefoonnummer
- E-mailadres
- Inhoud van eventuele (email) correspondentie
- Inhoud re-integratiedossier
- Cv- Testen en assessments
Ten aanzien van de (potentiële) werkgever:
- Voor- en achternaam
- Adresgegevens
- Naam bedrijf
- Telefoonnummer
- E-mailadres
- Bankrekeningnummer
- Administratieverplichtingen
- Factuurgegevens
Richtlijnen
Compact Werkt houdt zich bij de verwerking van persoonsgegevens aan de volgende richtlijnen:
- Beleidsregels voor de verwerking van persoonsgegevens over de gezondheid van zieke werknemers, opgesteld door de Autoriteit Persoonsgegevens
- NVAB richtlijnen bedrijfsarts en privacy
- OVAL privacy richtlijn
Hoe lang bewaren wij persoonsgegevens?
Compact Werkt bewaart uw persoonsgegevens niet langer dan strikt nodig is om de doelen te realiseren waarvoor uw gegevens worden verzameld.
Aan wie geven wij uw gegevens door?
Alleen doorgifte indien noodzakelijkWij verstrekken persoonsgegevens uitsluitend aan derden indien dit nodig is voor de uitvoering van onze overeenkomst met de werkgever of om te voldoen aan een wettelijke verplichting. Denk daarbij aan een re-integratiedeskundige.
Beperkte doorgifte aan de werkgever
Ook verstrekken wij relevante gegevens uit het re-integratiedossier aan de werkgever. Dit zijn: de procesmatige begeleidingsafspraken, werkervaringsplaatsingsovereenkomsten en detacheringsovereenkomsten. Inhoudelijke informatie wordt uitdrukkelijk niet gedeeld met de werkgever.
Beperkte doorgifte aan leveranciers
Wij maken gebruik van leveranciers, waaronder websitebeheerders en hosting bedrijven voor het hosten van onze website. De website beheerder host uw gegevens in Europa, de websitebeheerder heeft slechts incidenteel toegang tot uw gegevens als dat noodzakelijk is voor het uitvoeren van het beheer. Tot slot gebruiken wij CRM software voor ons klantbeheer. Ook deze partijen hebben hun servers in Europa staan en hebben geen inhoudelijke inzage of toegang tot uw gegevens.
Afspraken met derden vastgelegd
Met bedrijven die uw gegevens verwerken in onze opdracht, sluiten wij een verwerkersovereenkomst om te zorgen voor eenzelfde niveau van beveiliging en vertrouwelijkheid van uw gegevens. Compact Werkt blijft verantwoordelijk voor deze verwerkingen.
Hoe bewaren en beveiligen wij persoonsgegevens?
Compact Werkt doet er alles aan om uw persoonsgegevens optimaal te beveiligen tegen onrechtmatig gebruik. Wij doen dit aan de hand van fysieke, administratieve, organisatorische en technische maatregelen. Als u de indruk heeft dat uw gegevens niet goed beveiligd zijn of er aanwijzingen zijn van misbruik, neem dan contact op met onze administratie of via info@compact-groep.nl.
Technische en organisatorische maatregelen
Om de veiligheid van de persoonsgegevens zoveel als mogelijk te waarborgen neemt Compact Werkt andere de volgende maatregelen:
Uitgangspunt bij de verwerking van persoonsgegevens is dat alleen de medewerkers die voor hun werkzaamheden toegang tot de gegevens moeten hebben, dit ook krijgen.
Wij werken zoveel mogelijk met digitale dossiers, eventuele papieren dossiers met persoonsgegevens worden opgeborgen in afsluitbare kasten. Alleen de medewerkers die toegang moeten hebben voor de verwerking van persoonsgegevens krijgen dit ook.
Wij werken zoveel als mogelijk met digitale dossiers. Medewerkers en andere geautoriseerde gebruikers van de systemen van Compact Werkt hebben toegang tot systemen middels tweewegverificatie. De systemen en de beveiligingsmaatregelen zijn zo ingericht dat zoveel als mogelijk wordt voorkomen dat gegevens onnodig worden verzameld en/of verder worden verwerkt dan nodig.
Eventuele papieren dossiers met persoonsgegevens worden opgeborgen in afsluitbare kasten. Er is een reglement voor sleutelbeheer.
Indien en voor zover gegevens worden verstrekt aan verwerkers die namens ons diensten verlenen of opdrachten uitvoeren, sluit Compact Werkt met deze partijen een verwerkersovereenkomst waarin onder andere wordt afgesproken dat deze verwerkers ook de persoonsgegevens optimaal beveiligen en dat de nodige technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen worden genomen.
Wat zijn uw rechten?
U hebt als betrokkene diverse rechten ten aanzien van de persoonsgegevens die door Compact Werkt worden verwerkt.
Eisen aanvraag
Voor elke verzoek tot uitoefening van uw recht geldt het volgende. Om er zeker van te zijn dat het verzoek tot de uitoefening van uw recht door u is gedaan, vragen wij u een kopie van uw identiteitsbewijs met het verzoek mee te sturen. Maak in deze kopie uw pasfoto, MRZ (machine readable zone, de strook met nummers onderaan het paspoort), paspoortnummer en Burgerservicenummer (BSN) zwart. Dit ter bescherming van uw privacy. Wij reageren zo snel mogelijk op uw verzoek.
Reactietermijn
Compact Werkt zal zo spoedig mogelijk na ontvangst van een verzoek, maar in ieder geval binnen 1 maand, op uw verzoek reageren. Afhankelijk van de complexiteit van de verzoeken en van het aantal verzoeken, kan die termijn indien nodig met nog eens 2 maanden worden verlengd. Compact Werkt stelt uiterlijk binnen 1 maand na ontvangst van het verzoek de betrokkene op de hoogte van een verlenging van de termijn. Wanneer de betrokkene zijn verzoek elektronisch indient, wordt de informatie indien mogelijk elektronisch verstrekt, tenzij de betrokkene om een andere vorm verzoekt.
Rechten van de werkgeverde werkgever heeft alleen rechten ten aanzien van haar eigen gegevens, maar niet ten aanzien van de gegevens die Compact Werkt B.V. heeft van de werknemers (cliënten) van deze werkgever.Wel heeft de werkgever het recht om te controleren of Compact werkt B.V. de voorwaarden vastlegt en dit privacyreglement naleeft. Daarvoor kan de werkgever een audit laten uitvoeren. De audit wordt door een onafhankelijke derde uitgevoerd en gebeurt op kosten van de werkgever.
Rechten van de betrokkene:
De betrokkene heeft diverse rechten die hierna nader worden uitgelegd.
Recht op inzageDe betrokkene heeft het recht om zijn/haar persoonsgegevens die wij verwerken in te zien. Het recht op inzage betreft alleen inzage in de eigen gegevens van de betrokkene. Compact Werkt zal deze gegevens verstrekken tegen een redelijke kostenvergoeding. Het recht op inzage of afschrift kan worden geweigerd indien dit de privacy van een ander persoon schaadt.
Recht op rectificatie en aanvulling
Compact Werkt is verantwoordelijk voor de juiste verwerking van de persoonsgegevens. Betrokkenen hebben het recht om rectificatie van hun persoonsgegevens te vragen. Dat betekent dat zij een Compact Werkt mogen vragen hun persoonsgegevens te verbeteren, aan te vullen of af te schermen. Betrokkene kan om rectificatie vragen als zijn persoonsgegevens:
- Feitelijk onjuist zijn
- Onvolledig zijn of niet ter zake doen voor het doel waarvoor ze zijn verzameld
- Op een andere manier in strijd met een wet wordt gebruikt
Het recht op rectificatie is niet bedoeld voor het corrigeren van professionele indrukken, meningen en conclusies waarmee de betrokkene het niet mee eens is, voor zover deze ter zake doen. Compact Werkt is als verwerkingsverantwoordelijke verplicht iedere ontvanger aan wie persoonsgegevens zijn verstrekt op de hoogte te brengen van elke rectificatie, tenzij dit onmogelijk is of onevenredig veel inspanning vraagt.
Recht op vergetelheid
Op verzoek van de betrokkene zal Compact Werkt persoonsgegevens van deze betrokkene zonder onredelijke vertraging wissen, onder andere indien:
- persoonsgegevens niet langer nodig zijn voor de doeleinden waarvoor zij zijn verzameld of anderszins verwerkt;
- de betrokkene zijn toestemming intrekt en er geen andere rechtsgrond voor verwerking bestaat;
- betrokkene bezwaar maakt tegen de verwerking;
- de persoonsgegevens onrechtmatig verwerkt zijn.-de wettelijk bepaalde bewaartermijn verlopen is
Het recht op vergetelheid geldt niet in de volgende situaties:
Wanneer de verwerking noodzakelijk is om recht op vrijheid van meningsuiting en informatie uit te oefenen.
Als de verwerking van gegevens wettelijk verplicht is
Als de gegevens in algemeen belang moeten worden gearchiveerd
Recht op beperking van de verwerking
Compact Werkt mag persoonsgegevens niet gebruiken wanneer er aangegeven is door betrokkene dat het om onjuiste gegevens gaat. De organisatie mag deze gegevens niet gebruiken zolang de dit nog niet is gecontroleerd.
Recht op overdraagbaarheid
De betrokkene heeft het recht zijn persoonsgegevens, die hij aan een verantwoordelijke heeft verstrekt in een gestructureerde- en gangbare vorm te verkrijgen. De betrokkene heeft het recht om deze persoonsgegevens aan een andere verantwoordelijke over te dragen, zonder daarbij te worden gehinderd door de eerste verantwoordelijke.
Recht van bezwaar
De betrokkene heeft het recht om aan de organisatie te vragen hun persoonsgegevens niet meer te gebruiken. De betrokkene kan vanwege redenen die verband houden met zijn specifieke situatie bezwaar maken tegen de verwerking van de persoonsgegevens.
Wij gebruiken cookies of vergelijkbare technieken
Compact Werkt gebruikt alleen technische en functionele cookies. En analytische cookies van Google Analytics die geen inbreuk maken op uw privacy. Een cookie is een klein tekstbestand dat bij het eerste bezoek aan deze website wordt opgeslagen op uw computer, tablet of smartphone. De cookies die wij gebruiken zijn noodzakelijk voor de technische werking van de website en uw gebruiksgemak.
Social MediaBerichten op de website van Compact Werkt kunt u delen via de social media button op de website. Pas als u op de button klikt, zullen deze social mediakanalen cookies plaatsen. Daarmee verzamelen zij informatie. De privacyverklaring kunt u hier lezen:
Wij houden deze privacyverklaring actueelDaarom behoudt Compact Werkt B.V. zich het recht voor om deze verklaring te wijzigen en een nieuwe versie te plaatsen op de website. Wij adviseren u daarom om regelmatig onze website waarop de privacyverklaring vermeld staat te raadplegen om zeker te zijn dat u op de hoogte bent van eventuele wijzigen.
