Privacy

Privacy statement

Uw werkgever is aangesloten bij de gecertificeerde arbodienst, Compact Werkt. Voor de verzuimbegeleiding van uw zieke en/of arbeidsongeschikte werknemers maakt uw werkgever gebruik van onze dienstverlening. Dit betekent automatisch dat wij persoonsgegevens over u verwerken. In dit privacy statement leest u hoe en waarom we dit doen, om welke gegevens het gaat en met welke partijen wij deze informatie kunnen delen. Maar ook wat uw rechten zijn, bijvoorbeeld als u gegevens over uzelf wilt inzien of wijzigen.

1. Wie verwerkt uw persoonsgegevens?

Compact Werkt verwerkt uw persoonsgegevens. De functionaris gegevensbescherming van Compact Werkt ziet erop toe dat verwerking van persoonsgegevens volgens de wettelijke regels gebeurt. Heeft u vragen of opmerkingen over de verwerking van persoonsgegevens in onze organisatie? Neem dan contact op met de Functionaris Gegevensbescherming (FG) van Compact Werkt: Mw. L. Postma (loes@lovias.nl)

2. Hoe komt het dat wij uw persoonsgegevens verwerken?

Compact Werkt verwerkt uw persoonsgegevens omdat uw (ex-)werkgever ervoor heeft gekozen om een Arbodienstverleningsovereenkomst af te sluiten met Compact Werk. Dit betekent dat de inzet van de bedrijfsarts, preventie en verzuimbegeleiding vanuit de Compact Werkt bij preventieve vraagstukken ziekte of arbeidsongeschiktheid wordt geïnitieerd. Uw (ex-)werkgever heeft ons ingeschakeld om de begeleiding en eventueel uitbetaling uit te voeren. Wij kunnen deze taken alleen uitvoeren door persoonsgegevens te verwerken. Uw (ex-) werkgever heeft daarom uw persoonsgegevens aan Compact Werkt verstrekt. Gedurende de begeleiding kan Compact Werkt u vragen om zelf ook persoonsgegevens te verstrekken. Uw (ex-)werkgever is verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens, waaronder het verstrekken van die gegevens aan Compact Werkt. Uw (ex-)werkgever heeft u ingelicht over het verstrekken van persoonsgegevens aan Compact Werkt.

3. Voor welke doeleinden verwerken wij uw persoonsgegevens?

Dit hangt af van uw persoonlijke situatie. Wij kunnen uw persoonsgegevens voor de volgende doeleinden verwerken:

• Het bevorderen en beschermen van de gezondheid, de veiligheid en het welzijn van werknemers van de bij Compact Werkt aangesloten bedrijven of van werknemers in dienst van contractanten of derden.
• Het vastleggen en beschikbaar stellen van informatie, (mede)verkregen op grond van opgeslagen persoonsgegevens, ten behoeve van een doelmatig beleid en beheer van de dienstverlening.

4. Op basis van welke wettelijke regels (rechtsgronden) vindt de verwerking plaats?

Voor de verwerking van uw persoonsgegevens door Compact Werkt kunnen de volgende rechtsgronden gelden:

• De verwerkingen zijn noodzakelijk voortvloeiend uit uw arbeidsovereenkomst;
• De verwerkingen zijn noodzakelijk om namens uw (ex-)werkgever te voldoen aan de verplichtingen die de Arbo- en sociale verzekeringswetgeving hem oplegt;
• De verwerkingen zijn noodzakelijk om de gerechtvaardigde belangen te behartigen die Compact Werkt en uw (ex-)werkgever hebben bij het verrichten van hun reguliere bedrijfsactiviteiten. Uw belangen komen hierbij niet in het geding. U heeft juist alle belang bij zorgvuldige uitvoering van de sociale verzekeringswetgeving die op u van toepassing is. Dat hierbij persoonsgegevens worden verwerkt is onvermijdelijk en niet in uw nadeel.

5. Hoe komen wij aan uw persoonsgegevens?

Uw (ex-) werkgever heeft uw persoonsgegevens aan Compact Werkt verstrekt om ons in staat te stellen namens hem de begeleiding bij preventieve vraagstukken, ziekte of arbeidsongeschiktheid te verzorgen. Mogelijk vragen wij u bij uw contacten met Compact Werkt om persoonsgegevens te verstrekken die uw (ex-) werkgever nog niet aan ons heeft doorgegeven.

6. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Dit hangt af van uw persoonlijke situatie. Maar wij kunnen voor de in dit privacy statement genoemde doeleinden de volgende persoonsgegevens over u verwerken:

• Persoons- en administratieve gegevens:
• NAW-gegevens
• Geboortedatum
• Telefoonnummer
• E-mail
• Nationaliteit
• Geslacht
• Werkgeversgegevens
• Datum: In- uitdiensttreding
• BSN
• Inkomensgegevens
• Bank/gironummer
• Functie
• Aanstellingsomvang
• Verzuimgegevens: data van ziek- en (vermoedelijke) herstel meldingen, aantal
• Aard en oorzaak ziekte (diagnose)
• Ziektedagen, arbeids(on)geschiktheidspercentage
• Medische gegevens
• Gegevens over de inhoud van consulten (onderzoek, diagnose, verslag)
• Gegevens over actuele of vroegere gezondheidsproblemen
• Arbeidsmogelijkheden en belastbaarheid
• Knelpunten functie + kwaliteit arbeidsverhouding
• Beperkingen + re-integratie activiteiten
• Biometrische gegevens
• Gegevens van (huis)artsen, medisch specialisten en andere artsen, opgevraagd met toestemming van de betrokkene
• Toestemmingsverklaringen voor het opvragen van medische informatie
• Rapportages van en aan het UWV

Wij verwijzen u graag naar de bijlage voor meer informatie over de uitwisseling van en toegang tot uw persoonsgegevens binnen Compact Werkt .

7. Hoe gaan wij om met gegevens over uw gezondheid?

Voor het verwerken van gezondheidsgegevens gelden extra strenge eisen. Voor zover de verwerking daarvan gebeurt door artsen (en andere leden van functionele teams) geldt dat die verwerkingen zijn toegestaan met het oog op uw behandeling of verzorging. In andere gevallen worden medische gegevens alleen verwerkt voor zover dit noodzakelijk is voor een goede uitvoering van de Arbo- en sociale verzekeringswetgeving, voor uw re-integratie, en voor begeleiding in verband met uw ziekte of arbeidsongeschiktheid. Het gaat dan bijvoorbeeld om het feit dat u ziek bent (geweest) en eventueel wat de aard van die ziekte is.

Taakdelegatie door de bedrijfsarts

In sommige gevallen kan de Praktijkondersteuner bedrijfsarts die u begeleidt gezondheidsgegevens met u bespreken die vallen onder de taak van de bedrijfsarts/medisch adviseur van Compact Werkt. De bedrijfsarts/medisch adviseur van Compact Werkt heeft de taak om deze gegevens te bespreken dan officieel aan de Praktijkondersteuner bedrijfsarts overgedragen, maar blijft zelf verantwoordelijk. Dit wordt taakdelegatie genoemd. Als de Praktijkondersteuner bedrijfsarts op basis van taakdelegatie onderwerpen met u bespreekt, gebeurt dat dus onder verantwoordelijkheid van de bedrijfsarts/medisch adviseur Compact Werkt. Als u hier vragen over heeft, zal uw Praktijkondersteuner bedrijfsarts die graag beantwoorden.

Het gaat bij taakdelegatie om bespreking van de volgende gegevens:

• Welke beperkingen u heeft voor het verrichten van uw werk;
• Of er voorschriften uit de sociale wetgeving over de No-riskpolis op u van toepassing zijn;
• Of er eerder dan na zes weken na uw ziekmelding contact met de bedrijfsarts nodig is;
• Wat tijdens uw ziekte uw dagbesteding is;
• Wij verwijzen u graag naar de bijlage voor meer informatie over de uitwisseling van en toegang tot uw persoonsgegevens binnen Compact Werkt.

8. Wanneer en waarvoor verwerken wij uw Burgerservicenummer?

Wij verwerken uw Burgerservicenummer (BSN) alleen als dat wettelijk is voorgeschreven. Uw BSN is in elk geval noodzakelijk in de volgende gevallen:

• Om een ziekteaangifte en eventuele herstelmelding te doen bij UWV;
• Bij de controle van gegevens bij UWV.
• Wij verwijzen u graag naar de bijlage voor meer informatie over de uitwisseling van en toegang tot uw persoonsgegevens binnen Compact Werkt .

9. Aan wie kunnen wij uw persoonsgegevens doorgeven?

Wij kunnen uw persoonsgegevens doorgeven aan een beperkt aantal partijen, en alleen als dit noodzakelijk is voor de uitvoering van Arbo-/sociale verzekeringswetgeving en/of wettelijk is voorgeschreven. De partijen aan wie wij uw persoonsgegevens kunnen doorgeven zijn:

• Zustermaatschappijen van Compact Werkt, voor zover die betrokken zijn bij de uitvoering van Arbo-/sociale verzekeringswetgeving;
• Bedrijfsartsen(organisaties) en andere deskundigen zoals de Stafarts voor het uitvoeren van kwaliteit controles;
• Re-integratiebureaus;
• Externe adviseurs die wij betrekken bij uw re-integratie, de uitbetaling en administratie van een uitkering uit hoofde van een verzekeringspolis, verzuimregistratie, dossierbeheer en het verstrekken van uitkeringsspecificaties;

10. Aan welke landen geven wij uw persoonsgegevens door?

Op grond van de Europese wetgeving worden uw persoonsgegevens alleen in Nederland of in Europese lidstaten verwerkt.

11. Beveiliging persoonsgegevens

De werkwijze van Compact Werkt is volledig geautomatiseerd. Echter, de meeste medische informatie van een huisarts of specialist ontvangen wij per brief. Papieren documenten worden na ontvangst door ons toegevoegd aan ons digitaal verzuimsysteem. Papieren documenten worden na toevoeging aan ons verzuimsysteem direct vernietigd. Om toegang te krijgen tot ons digitaal verzuimsysteem is naast een gebruikersnaam en wachtwoord ook een tweede manier van identificeren verplicht (twee factorauthenticatie). De gebruiker ontvangt na het intypen van de gebruikersnaam een wachtwoord een code om in te kunnen loggen. Het verzuimsysteem voldoet ook aan de andere beveiligingseisen die in de privacywetgeving zijn neergelegd en is ISO 27001 gecertificeerd. Bij werkgevers zijn de NAW-gegevens en gegevens die betrekking hebben op uw dienstverband, gekoppeld met het personeelsregistratiesysteem van uw werkgever. Dit om er samen voor te zorgen dat uw meest recente gegevens bij ons bekend zijn. Indien Compact Werkt onverhoopt geconfronteerd wordt met (het vermoeden) van een datalek, dan volgt zij een gecertificeerde procedure datalekken.

12. Hoe lang bewaren wij uw persoonsgegevens?

Compact Werkt bewaart uw persoonsgegevens niet langer dan wettelijk toegestaan is, wettelijk verplicht is en/of noodzakelijk is voor de doeleinden waarvoor de gegevens worden verwerkt. Hoe lang we bepaalde gegevens bewaren is dus niet alleen afhankelijk van de aard van de gegevens, maar ook van de doeleinden waarvoor wij ze verwerken. Dit betekent ook dat de bewaartermijn per doel kan verschillen. Compact Werkt kiest binnen deze kaders altijd voor de kortst mogelijke bewaartermijn.

13. Welke rechten heeft u ten aanzien van uw persoonsgegevens?

U heeft het recht Compact Werkt te verzoeken inzage te geven in de persoonsgegevens die wij over u verwerken. Ook kunt u om rectificatie of verwijdering van uw persoonsgegevens vragen, of om beperking van de verwerking van die gegevens. Daarnaast heeft u het recht om bezwaar te maken tegen verwerking van uw persoonsgegevens. Tot slot heeft u het recht om ons te vragen om de gegevens die wij over u hebben verzameld aan u over te dragen. Als u van deze rechten gebruik wilt maken, kunt u uw verzoek met uw naam en contactgegevens sturen aan onze Functionaris gegevensbescherming. Meer over de bereikbaarheid van deze professional vindt u op de eerste pagina van dit privacy statement. Wij vragen u vriendelijk om in uw verzoek zoveel mogelijk te specificeren om welke persoonsgegevens het gaat. Kan Compact Werkt dit niet (volledig) vaststellen, dan kunnen we u vragen om uw verzoek nader toe te lichten. Compact Werkt zal in principe binnen vier weken op uw verzoek reageren. Voldoen wij niet aan uw verzoek, dan krijgt u een bericht met een toelichting waarom dit zo is.

14. Klachten

U heeft ook altijd het recht een klacht in te dienen als u vindt dat wij niet correct met uw persoonsgegevens omgaan. Wij verzoeken u vriendelijk om hiervoor gebruik te maken van het klachtenreglement op onze website. Compact Werkt neemt iedere klacht serieus en reageert binnen twee werkdagen. De klachtenprocedure is te vinden op de website. U heeft ook altijd het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Meer over de procedure leest u op de website van deze toezichthouder.

15. Heeft u vragen of suggesties?

Voor vragen of suggesties naar aanleiding van dit privacy statement kunt u terecht bij onze Functionaris gegevensbescherming. Meer over de bereikbaarheid van deze professional vindt u op de eerste pagina van dit privacy statement.

16. Documentversie en wijzigingen

Compact Werkt kan dit Privacy statement aanpassen, bijvoorbeeld naar aanleiding van nieuwe wetgeving, rechtspraak, of publicaties van de Autoriteit Persoonsgegevens. Compact Werkt raadt u daarom aan het Privacy statement regelmatig op wijzigingen na te lezen. Deze versie dateert van 22 september 2022.

Bijlagen:

Matrix toegang categorieën persoonsgegevens. 22 september 2022, versie 1